Un desayuno de domingo con José Sánchez Aguilar: respirar antes de actuar

José Sánchez Aguilar se despierta a las seis incluso en domingo. Después de tantos años madrugando, el cuerpo no parece distinguir demasiado entre un día laborable y uno que no lo es, aunque él sí procura hacerlo. Antes de cualquier otra cosa necesita ducharse y vestirse, y solo entonces sale hacia una cafetería cerca de casa. El desayuno tiene pocas complicaciones: café con leche y un cruasán, las noticias de primera hora o la prensa, y tiempo suficiente para no tener que acelerar el comienzo del día. Lo llama una pequeña rutina, nada especial, pero quizá precisamente por eso funciona.

Cuando le pregunto qué intenta proteger para que el trabajo no se coma también el fin de semana, habla de la familia. A veces basta con una caminata por la montaña que tienen junto a casa y otras toca organizar una salida de todo el fin de semana, pero la intención es la misma: que esos dos días no terminen convertidos en una prolongación del despacho. La calma, sin embargo, no llega solo por cerrar una puerta. Antes necesita echar la vista atrás y comprobar que la semana ha sido fructífera, que los problemas graves están resueltos o, al menos, bien encaminados. Solo entonces siente que puede dedicar de verdad el tiempo a los suyos.

Cuando le retiro por un momento la tarjeta de visita y le pido que se presente sin utilizar las palabras «administrador de fincas», José no busca una vuelta complicada: «gestor de conflictos». Después de 34 años en el sector y más de 200 comunidades, la definición parece haber perdido cualquier necesidad de adorno. Buena parte del trabajo consiste en encontrarse con intereses distintos, decisiones que cuestan y personas que no siempre llegan a una reunión dispuestas a entenderse.

Si tuviera que convertir la profesión en paisaje, elegiría un puerto de montaña: continuas subidas y bajadas y pocas planicies por las que caminar con comodidad. No hace falta explicarla demasiado. La imagen queda ahí.

Le pregunto entonces por un objeto que lo retrate. En el despacho, una colección de plumas estilográficas que utiliza desde que era universitario. En casa, dice, serían las plantas. Dos objetos tranquilos para un oficio que él describe justamente por lo contrario.

Tampoco hubo una vocación temprana que explicase el camino. De hecho, José pensaba orientar su carrera hacia la auditoría o la enseñanza. La administración de fincas apareció por casualidad, cuando conoció a un administrador con el que trabajaba su mujer y este le propuso asociarse. Entró directamente en un despacho que ya tenía cartera, al principio dedicado solo a tareas internas, y permaneció dos años con aquel socio antes de volar por su cuenta.

Nunca tuvo, por tanto, ese instante limpio en el que uno descubre que ha encontrado «lo suyo». Lo que sí hubo fue una decisión posterior. Una vez dentro, con los buenos y malos momentos del oficio ya a la vista, decidió seguir y no volvió a dudar del camino. Dice que nunca se ha arrepentido. Seguramente es una forma bastante más creíble de explicar 34 años de profesión que intentar encontrar una revelación donde no la hubo.

La primera metedura de pata que recuerda tuvo consecuencias suficientes como para quedarse. Firmó un presupuesto que no correspondía y el proveedor aprovechó el error. José convocó de urgencia a los vecinos, explicó exactamente lo que había sucedido y se comprometió a asumir el coste si el proveedor reclamaba, la comunidad perdía el procedimiento y terminaba obligada a pagar. No hizo falta: la sentencia dio la razón a la comunidad. La explicación a los vecinos, de todos modos, había llegado antes de saber cómo acabaría el asunto.

Entre semana la tranquilidad para pensar tiene un horario concreto. José empieza alrededor de las 6:30, cuando todavía reina la calma y puede trabajar y, sobre todo, pensar. A partir de las 8:30 empiezan a entrar los asuntos y el día cambia de textura. La intención del despacho es que todo lo que aparece quede cerrado durante la jornada o, si no es posible, al menos bien encaminado. Por eso el domingo le resulta más fácil desconectar cuando la semana no deja demasiados cabos sueltos.

Las juntas son otro asunto. Recuerda una en un complejo turístico de unas 300 viviendas, con más de un centenar de personas reunidas. Empezaron a aflorar conflictos personales entre los asistentes hasta que la reunión dejó de ser mínimamente resolutiva. Nadie le hacía caso y ni siquiera el presidente conseguía ayudar a reconducirla. Después de intentarlo varias veces, José se levantó y salió de la sala con una condición: volvería cuando estuvieran calmados y entonces comenzarían la reunión. Así ocurrió y pudo celebrarla.

Cuando la reunión sí avanza, procura que el acuerdo no se convierta al día siguiente en una colección de versiones distintas. Si el asunto puede prestarse a confusión, repite la propuesta dos o tres veces y, antes de seguir, resume lo aprobado para que todos puedan confirmar que lo han entendido. Después lo deja detallado en el acta. No elimina el conflicto, pero al menos reduce el terreno disponible para el «yo entendí otra cosa».

El problema de fondo, según José, es difícil de generalizar, aunque encuentra un patrón repetido: con demasiada frecuencia se anteponen las decisiones o intereses personales a las necesidades de la comunidad. Ahí es donde una decisión que podría abordarse como un asunto común empieza a atascarse. Se ve especialmente en las obras de importe elevado que, pese al coste, son imprescindibles, como una rehabilitación o una reparación urgente, y también en aquellas que obligan a entrar en una o varias viviendas. El problema económico se mezcla entonces con la propiedad, las molestias y la sensación de que no todos soportan la misma parte del sacrificio.

Hay situaciones en las que ni siquiera queda tiempo para esa discusión. En pleno agosto, unas lluvias torrenciales hicieron subir el nivel freático en el aparcamiento de un edificio de costa hasta dejar más de medio metro de agua en el garaje. Hubo que sacar con grúa los últimos vehículos, que ya no podían arrancar, y José pidió a un notario que levantara acta del estado en que había quedado todo. Primero asegurar lo que se pueda. Después dejar constancia exacta de lo ocurrido.

Ese gusto por que las cosas queden registradas aparece también en el despacho. Le pregunto por las herramientas que no dejaría y menciona tres: el ERP, para la gestión de las comunidades; el teléfono, que sigue siendo la principal vía de comunicación; y el gestor documental, donde guardan la documentación con la intención de poder encontrar cualquier cosa con rapidez. El canal que más le desgasta últimamente no es ninguno de los tres. Es WhatsApp. Reconoce que resuelve pequeñas situaciones y evita algunas llamadas y visitas, pero el uso indiscriminado por parte de propietarios acaba generando justo el efecto contrario.

Una incidencia puede entrar por teléfono, correo o WhatsApp. A partir de ahí se da de alta, se analiza y se le asigna la prioridad que corresponda, porque, insiste, no hay dos iguales. Se avisa al reparador o al grupo de reparadores necesario y se hace seguimiento hasta que el asunto puede cerrarse, después de que el presidente o el propietario afectado tengan conocimiento de la solución. No es un recorrido especialmente vistoso, pero tiene principio, seguimiento y cierre. Tres cosas que, cuando faltan, suelen terminar convirtiendo una incidencia pequeña en una conversación eterna.

Con las facturas el circuito también está bastante definido. La práctica totalidad llegan ya por correo electrónico, se descargan directamente en el ERP, se contabilizan automáticamente y se vuelcan al gestor documental. Allí la persona responsable comprueba que la factura sea correcta, que el trabajo esté hecho y, cuando procede, que coincida con el presupuesto. Solo después se solicita al presidente la autorización para el pago.

La digitalización, sin embargo, también le ha enseñado su cara menos amable. Justo al día siguiente de decretarse la pandemia entró por correo electrónico un programa malicioso que cifró todos los archivos del gestor documental e incluso la base de datos. Les pidieron un rescate en Bitcoin para recuperarlos. No aceptaron el chantaje. Cambiaron por completo la estructura del sistema y, cuando comprobaron que todo funcionaba correctamente y con las medidas de seguridad necesarias, restauraron las copias de seguridad.

Hoy utiliza inteligencia artificial para elaborar actas, contabilizar y preparar informes. En el caso de las actas marca una frontera concreta: no se firma ninguna sin una revisión final. La herramienta puede acelerar una parte del recorrido, pero la responsabilidad de lo que sale del despacho sigue teniendo nombre y apellidos.

Antes de terminar deja un consejo para quien empieza: «Respira y piensa antes de actuar». Es breve, igual que su definición del oficio como gestor de conflictos, y se queda ahí, sin convertirlo en una lección.

El café se acaba y el cruasán también. Puede haber una caminata por la montaña junto a casa o simplemente tiempo con la familia. Mañana volverán las subidas y bajadas del despacho; hoy José todavía tiene unas cuantas horas por delante antes de volver a despertarse a las seis.