Un desayuno de domingo con Andrea Morales: orquestar una ciudad bulliciosa

Andrea Morales no necesita despertador los domingos. Tiene uno de carne y hueso, tres años y nombre propio: Siena. Sobre las ocho de la mañana, más o menos, la casa empieza por ahí, por acompañar el despertar de la pequeña antes de que el día vaya cogiendo forma.

En verano, el desayuno sale al aire libre, a la terraza de la casa que están reformando en la finca. En invierno desayunan en el piso, pero estos días la mesa tiene otro ritmo: tostadas con huevo, guacamole, jamón y una salsa casera de cilantro; a veces también alguna crema de chocolate para untar en el pan, o queso con miel. No hay una escena preparada, sino una mesa de domingo con una niña cerca, una casa a medio hacer y esa sensación de vida en marcha que tienen las obras cuando todavía conviven con lo cotidiano.

Cuando piensa en lo que intenta proteger del fin de semana para que el trabajo no se lo coma, Andrea no habla de quedarse quieta. Habla de salir. Senderismo con su socio y marido, con los perros y con su hija a cuestas. Ese es su gran momento de desconexión, aunque este invierno la lluvia gallega lo haya puesto más difícil de lo habitual. La calma, en su caso, no llega tanto por apagarlo todo como por cambiar de paisaje.

Quizá por eso, cuando le quitas la tarjeta de visita y le pides que se presente sin decir “administradora de fincas”, responde con una imagen que le encaja bastante bien: “Soy Andrea Morales, directora de orquesta (o de cine, en algunas ocasiones)”. La frase no queda en el aire. Su despacho está organizado precisamente así, no por comunidades, sino por áreas de trabajo. En Fintop se dedican exclusivamente a comunidades de propietarios y el equipo se reparte entre contabilidad, incidencias y obras, administración, asistencia a juntas, mantenimientos periódicos y servicios. Cada parte tiene su sitio, pero alguien tiene que escuchar el conjunto.

Ese conjunto, entre semana, suena pronto. Andrea arranca el día entrenando antes de que su hija se despierte, como si necesitara ganarle una pequeña franja al calendario antes de que empiece el movimiento. El punto crítico suele llegar hacia la una, cuando tres propietarios quieren hablar con ella por teléfono, tiene una cita encima y medio cerebro ya está pensando en la junta de esa tarde o del día siguiente. El cierre no siempre es cierre del todo. Suele venir con la cena y, después, con el ordenador, cuando Siena ya duerme y ella aprovecha para cacharrear con inteligencia artificial, ver vídeos sobre el sector, revisar temas de digitalización o contestar cosas como este cuestionario.

No siente una conexión especial con los objetos, así que cuando se le pregunta qué cosa de su casa o del despacho la retrata mejor, se aparta del símbolo fácil. Y, aun así, aparecen dos herramientas que dicen bastante de cómo trabaja: bolígrafo y papel, porque necesita escribir para pensar, y una Surface que lleva a juntas, usa en el despacho y mueve de una mesa a otra cuando toca atender directivas, presidentes o citas. No hay apego material, pero sí hay gesto. Escribir, ordenar, moverse.

Si la profesión fuera un paisaje, para ella sería una gran ciudad muy bulliciosa, con rincones encantadores y otros no tanto, pero una ciudad en la que verdaderamente puedes encontrar un hogar. La imagen no maquilla el ruido. Lo acepta. Hay tráfico, voces, calles incómodas y zonas en las que conviene no quedarse demasiado, pero también hay lugares que se vuelven propios. Así habla Andrea del oficio: sin ingenuidad, pero sin cinismo.

Dice que se enamoró de la profesión sin darse cuenta. La conciencia de ese enamoramiento llegó más tarde, cuando tuvo que ponerla cara a cara con la maternidad. Hay trabajos que solo se entienden del todo cuando compiten con algo que importa más que el propio trabajo. En esa comparación, Andrea descubrió que aquello seguía ahí, no como una obligación más, sino como una vocación que resistía incluso cuando la vida le pedía recolocar prioridades.

Su entrada en el sector tuvo algo de encargo provisional que dejó de ser provisional. Compartía oficina con un chico que había heredado de su madre una pequeña cartera de trece comunidades. Él era ingeniero, no disfrutaba con aquel trabajo y recibió una oferta en el extranjero. Le preguntó si podía “cuidarle” las comunidades mientras decidía cuál era su camino. Andrea las cuidó. De ahí han llegado a unas 230.

La primera metedura de pata que recuerda también tiene más de oficio que de anécdota. Se les pasó el vencimiento de una póliza. No les había llegado la carta de anulación ni tampoco el aviso por correo electrónico, y lo detectaron gracias a una comprobación contable rutinaria. Tuvieron suerte: pudieron contratar una póliza en iguales condiciones con la misma compañía. Lo más duro fue explicárselo al presidente, que resultó ser comprensivo. A día de hoy siguen gestionando esa comunidad.

Ese susto ayuda a entender una de las frases más importantes de la entrevista. Andrea dice que, si pudiera hablar con la Andrea de hace siete años, le entregaría los manuales y protocolos que utilizan hoy, o al menos le diría que empezara a construirlos antes. Que no confiara tanto en la memoria. Que pensara en todos esos asuntos que, pasados tres meses, ya no se recuerdan con precisión. “Todo lo que no se anota no existe.”

En las juntas, esa necesidad de fijar lo hablado se vuelve todavía más visible. Para evitar el “yo entendí otra cosa”, Andrea suele repetir y recapitular el acuerdo al final de cada punto. Si la junta se ha complicado, vuelve a hacerlo al cierre. No es una cortesía ni una manía formal. Es una forma de que el acuerdo no quede convertido en el recuerdo particular de cada vecino.

La peor junta que recuerda no fue una discusión larga ni una votación envenenada. Fue una reunión en la que terminó saliendo escoltada por la policía. Un propietario tuvo un brote y se fue físicamente contra ella. Andrea subraya el apoyo de los copropietarios, que conocían la situación de aquella persona y se interpusieron hasta que llegó la policía. Lo peor, cuenta, fue el lugar: un cuarto comunitario del que no podía salir sin pasar demasiado cerca de aquel hombre, con amenazas y violencia de por medio. Finalmente llegó la policía, lo sacaron de allí y la escoltaron.

Ese episodio muestra una zona extrema del oficio, pero las tensiones más frecuentes suelen tener otra forma. Cuando Andrea habla del principal problema de las comunidades, se va a la visión financiera. Falta conciencia sobre lo que significa sostener, mejorar y rehabilitar el propio hogar. Falta noción de tesorería saneada, de liquidez y de previsión para afrontar obras y reparaciones rutinarias. La comunidad se vive demasiadas veces como un gasto molesto, no como una parte material de la propia casa.

Por eso las obras de rehabilitación de fachada le parecen especialmente delicadas. La controversia entre SATE e impermeabilización no es solo técnica. En comunidades con perfiles de edad diversos, unos piensan a largo plazo y otros a corto. Ahí se parte la conversación. No todos miran el edificio desde el mismo horizonte, ni todos sienten la derrama desde el mismo lugar.

El siniestro más aparatoso que recuerda ocurrió este invierno, con la inundación de un garaje en sótano menos cuatro. Había unas cincuenta plazas y hubo que desalojar la planta lo antes posible, contactar con todos los propietarios, incluso con algunos sin WhatsApp, y localizar al inquilino de un vehículo cuyos datos no tenían. La empresa mantenedora habitual de las bombas de achique no bastaba para aquella situación, así que hubo que recurrir a otra empresa y conseguir, a unos cien kilómetros de la ciudad, bombas especiales del sector naval capaces de extraer aquel caudal. Mientras el agua no bajara lo suficiente, no podían acceder al cuadro eléctrico ni a la instalación. En esas primeras horas, el trabajo deja de parecer gestión administrativa y se convierte en coordinación bajo presión.

Para que esa presión no dependa solo de reflejos, el recorrido de una incidencia está bastante definido: canal de entrada, registro en el sistema, verificación de datos, triaje de proveedor o solución, confirmación con el proveedor, información al comunicante o a la presidencia, seguimiento, validación del resultado y cierre. A medio plazo quiere añadir una vía de valoración del proveedor por parte de la comunidad o del propietario y métricas de proveedores. No como adorno, sino para saber mejor con quién se trabaja, cómo responde y qué se puede mejorar.

Con las facturas, el circuito es más sobrio. Llegan, pasan a la carpeta de facturas por pagar, se envían al presidente para visto bueno y el viernes se pagan. Ese es el esquema para reparaciones. En certificaciones de obra, evidentemente, hace falta certificación de la dirección facultativa. Hay pasos que no se pueden sustituir por velocidad.

La tecnología entra en ese despacho como una herramienta para ordenar la relación con la gente, no como escaparate. Entre sus imprescindibles está Copilot Cowork, que ahora mismo funciona como asistente: hace actas, prepara convocatorias, criba bandejas de correo del despacho y ayuda con expedientes complejos. Junto a eso, bolígrafo y papel. Y la Surface. La combinación es interesante porque no plantea lo digital contra lo manual. Andrea usa inteligencia artificial, pero sigue necesitando escribir para pensar.

El canal que más la desgasta es WhatsApp. Lo dice sin rodeos. Le parece la peor vía de comunicación porque presupone respuesta inmediata y, con el volumen que gestionan, esa expectativa es inviable. Además, es difícil de automatizar. Si pudiera imponer una norma digital durante un mes, sería que no se pudiera utilizar más de un medio de contacto para el mismo fin. Le exaspera que alguien mande un WhatsApp, escriba un correo y llame por teléfono a la vez por el mismo asunto. No es solo una molestia. Es ruido, duplicidad y pérdida de trazabilidad.

La inteligencia artificial ya forma parte de su trabajo en muchos frentes: gestión de MASC, actas, convocatorias, triaje de correo, elaboración de informes de gestión, automatización de solicitudes de presupuestos de reparaciones y obras, recordatorios de informes técnicos, comparativas, redacción de documentos y revisión de contratos. También usa el entorno Microsoft 365, Teams, Planner y Copilot. Su respuesta no dibuja una frontera solemne sobre lo que jamás delegaría en una máquina, pero su manera de hablar del futuro deja claro que la máquina ordena, procesa y ayuda; el criterio sigue siendo de quien conoce el edificio, la comunidad y el conflicto.

Ese futuro lo imagina con despachos donde todo se graba: conversaciones telefónicas, reuniones, citas. Todo iría a una red de conocimiento centralizada que podría procesarse con inteligencia artificial. Casi no teclearíamos, dice. Nos dedicaríamos a asesorar, a orquestar el funcionamiento de los edificios y a tomar las decisiones difíciles de verdad. La imagen es ambiciosa, pero no ingenua, porque enseguida aparecen dos límites muy concretos: la necesidad de visibilizar entre los jóvenes el valor y lo bonito de la profesión, y la imposibilidad material de hacer bien el trabajo sin mano de obra suficiente en reparaciones y rehabilitación.

Ahí conecta con el reto más urgente que ve hoy: captar talento y ajustar la gestión económica del despacho al valor real del trabajo que se realiza. Para Andrea, ambas cosas están directamente ligadas. Si los propietarios no son conscientes del volumen de funciones y de la responsabilidad legal que asume un administrador, difícilmente entenderán el coste del servicio. En Fintop, de hecho, ya incluyen en presupuestos y tarifas una diapositiva específica para explicar esa carga.

La oportunidad de los próximos años la sitúa entre digitalización y rehabilitación. No quiere escoger una sola, y tiene sentido que no lo haga. La digitalización puede ordenar el despacho, pero la rehabilitación va a ordenar, o a desordenar, buena parte de las comunidades. Una libera tiempo; la otra exige criterio, dinero y mucha explicación.

En un teléfono nuevo, Andrea instalaría primero la aplicación de notificaciones de la guardería de su hija. Si hablamos de trabajo, Outlook. La primera que eliminaría sería WhatsApp, aunque reconoce que eso no encaja con la realidad del mundo en el que le toca vivir. Esa pequeña resignación resume bastante bien el presente del despacho: se trabaja con herramientas que ayudan y con herramientas que se padecen, mientras se intenta que el sistema no quede a merced del ruido.

Cuando piensa en cómo le gustaría que la recordaran dentro de veinte años, no habla de tamaño de cartera ni de facturación. Le gustaría que quedara claro que siguió enamorada de la profesión, que ayudó al desarrollo de otros profesionales del sector y al florecimiento de profesionales incipientes, que no se rindió en un momento que no está siendo sencillo y que consiguió despegar el proyecto que tiene entre manos. Un proyecto que, según dice, debería reflejar lo que significa ser administrador de fincas profesional.

Sus recomendaciones también hablan de esa mezcla de gestión, carácter y búsqueda de conversación profesional: Franqueza radical, de Kim Scott; los vídeos de Fynkus en YouTube, que para ella son casi como tomarse un café con compañeros, aunque no sea en vivo; el Centro de Innovación de Despachos; TED Talks; y el podcast de Mel Robbins. A falta de ese grupo cercano con el que sentarse periódicamente a compartir visión, misión y futuro de la profesión, esos contenidos le han ayudado a pensar el oficio con más compañía.

Antes de levantar la mesa, deja dos nombres para próximos desayunos: Jesús Iglesias Casas y José Manuel Iglesias, de Laudis. Y la escena vuelve a la terraza, a Siena, a la casa de la finca y a ese desayuno que no intenta parecer perfecto. En la ciudad bulliciosa de la profesión, Andrea sigue buscando rincones habitables. Algunos están en el despacho, entre protocolos, actas y herramientas nuevas. Otros empiezan mucho antes, cuando una niña de tres años decide que ya es hora de despertar.