Un desayuno de domingo con Roberto Diaz: cuando automatizar es poner orden

Roberto Diaz no madruga los domingos, ni parece tener intención de empezar a hacerlo. Nunca antes de las diez y, si puede alargar un poco más la mañana, duerme hasta que lo llama su mujer; después se lava la cara, prepara café y tostadas y se sienta en la terraza, al solecito, aprovechando que en Málaga, según cuenta, la temperatura permite repetir la escena casi cualquier domingo del año.

Hace tiempo que resolvió también qué hacer con el trabajo durante esos dos días: cuando sale del despacho el viernes, las comunidades esperan hasta el lunes. Puede ordenar herramientas, hacer algún curso o dedicar un rato a aprender algo nuevo, pero eso lo coloca en otra categoría, porque trabajo, lo que se dice trabajo, no hace. El resto del fin de semana tampoco necesita demasiada organización: tiene que haber sitio para el Málaga CF y para su Atleti y, si la semana se ha puesto especialmente pesada, alguna comedia de esas que él llama «pelis chorras» suele ayudar bastante más que cualquier técnica sofisticada de desconexión.

El lunes cambia la escena, aunque el desayuno sigue teniendo su sitio. Después de dejar a su hija en el instituto, Roberto desayuna antes de empezar la jornada y aprovecha ese rato para leer el resumen que una automatización ha preparado con los correos pendientes, de manera que, cuando llega al despacho, ya sabe qué ha entrado y puede repartir el trabajo sin comenzar el día abriendo mensajes uno detrás de otro.

En SERINCOSOL son seis personas: dos llevan incidencias, una se ocupa de contabilidad, otra del soporte tecnológico, otra dedica unas horas a las redes sociales y Roberto ejerce como administrador titular. Después de revisar el correo reúnen al equipo y organizan el día, o la semana cuando es lunes, aunque luego la planificación tenga que convivir con las llamadas, los mensajes y todo aquello que va apareciendo sin haber pedido sitio en la agenda.

Hay, sin embargo, una parte de esa agenda que procura mantener estable. A mediodía va a recoger a su hija al instituto y vuelven juntos a casa para comer, porque, como dice él, «crecen muy rápido y no me quiero perder estos momentos que quedan para disfrutarla». No hace falta convertir la frase en una teoría sobre conciliación; basta con entender que hay horas del día que quiere reservar mientras todavía pueda hacerlo.

Si le quitamos el cargo, Roberto se define como «el gestor de edificios», una fórmula bastante más sencilla que el paisaje que imagina cuando le pido que convierta la profesión en una imagen. Entonces aparecen edificios y máquinas interconectados, autopistas de datos fluyendo por todas partes y un futuro bastante tecnológico que tiene todavía más gracia cuando cuenta de dónde viene, porque antes de convertirse en administrador de fincas se ganaba la vida con herramientas bastante menos digitales.

Roberto fue albañil y estaba terminando Estudios Inmobiliarios en la Universidad de Málaga cuando empezó a mandar currículos a distintos despachos de administración de fincas. No lo llamó ninguno, pero por entonces en la comunidad donde vivía estaban pensando en cambiar de administrador, así que habló con sus vecinos y les propuso hacerse cargo él.

Aquella fue su primera comunidad y la administró durante siete años, hasta que la convivencia profesional con sus propios vecinos terminó siendo insostenible. Cuando recuerda aquella etapa no necesita demasiadas explicaciones y la resume con una frase que probablemente entiende cualquiera que haya gestionado alguna vez la finca en la que vive: «Tus vecinos son unos pesados».

Para entonces ya había descubierto que se le daba bien comunicar, que tenía empatía con la gente y que aquel trabajo podía encajarle bastante más de lo que había previsto. También resultaba más cómodo que estar subido a un andamio, aunque añade entre risas que algunas veces administrar fincas puede ser incluso más peligroso.

La segunda comunidad se encargó de enseñarle a medir mejor lo que prometía. Para conseguir que lo contrataran dijo que, si había que pagar algo al administrador anterior, él se haría cargo; resultó que había que pagar, cumplió lo prometido y aprendió lo suficiente como para no volver a hacer aquella oferta.

Con los años cambian las novatadas, pero las juntas mantienen cierta capacidad para complicar una tarde. Hace unos meses un vecino empezó a increparlo repetidamente hasta que Roberto detuvo la reunión y le pidió, literalmente, que dejase de tocarle los cojones, una frase que consiguió que toda la sala prestara atención y le permitió preguntar a los propietarios si en sus respectivos trabajos aceptarían que un cliente, un jefe o cualquier otra persona les hablara de aquella manera. Alguno reconoció que, de haber estado en su lugar, hacía rato que se habría levantado y se habría ido.

Roberto, sin embargo, llevaba nueve puntos en el orden del día y quería terminarlos, así que explicó que continuaría con la reunión, pero que a la siguiente falta de respeto se marcharía. No hizo falta llegar hasta ahí y la junta pudo terminar sin más problemas.

De aquella noche no saca ninguna técnica novedosa para dirigir reuniones, sino algo bastante más elemental: hay veces en las que toca hacerse respetar «aunque sea por las bravas». Detrás de esa frase aparece además un cansancio que no se limita a aquel vecino concreto, porque, como añade, «nadie tiene derecho a hablarnos como lo hacen algunos por unos honorarios que muchas veces están tan ajustados que no son ni rentables».

Por suerte, la mayoría de las juntas plantean problemas menos ruidosos. Uno de los más habituales llega al día siguiente, cuando alguien recuerda lo aprobado de forma distinta, y para evitarlo Roberto suele dejar la renovación de cargos para el final y, antes de entrar en ese punto, repasa en voz alta todos los acuerdos que se han tomado. Dice que así rara vez aparece después el «yo entendí otra cosa».

Otras veces todo el mundo ha entendido perfectamente qué hay que hacer y, aun así, el problema sigue ahí. En Málaga ve muchos edificios necesitados de rehabilitación y, al mismo tiempo, familias que en la zona donde trabaja no siempre tienen rentas altas, de modo que una actuación necesaria en una fachada puede convertirse en una derrama importante y prolongada en el tiempo. Se puede estar de acuerdo en que hay que reparar y seguir sin tener nada claro de dónde sacar el dinero.

Luego están los problemas que llegan sin esperar a que nadie haya terminado de discutirlos. Durante una DANA con alerta roja en Málaga se inundaron algunos aparcamientos de comunidades que administraban y, de aquellos días, Roberto recuerda especialmente la actitud de los vecinos, que entendieron que las reparaciones se irían haciendo cuando fuera posible y no añadieron más presión a una situación que ya venía suficientemente cargada.

Esa paciencia no siempre aparece en el día a día y, cuando le pregunto por una de las principales frustraciones del oficio, lo resume con una frase que explica bastante bien por qué ha dedicado tanto tiempo a ordenar cómo circula el trabajo dentro del despacho: «Todo es urgente y nadie tiene tiempo para mejorar sus recursos».

Una incidencia puede entrar por WhatsApp, teléfono o correo electrónico, pero termina registrada en el CRM propio de SERINCOSOL. Desde ahí se avisa al proveedor, por correo o WhatsApp, se hace seguimiento durante los días siguientes y, cuando está resuelta, se cierra dejando constancia de lo que se ha hecho. Las facturas tienen otro recorrido: llegan al correo, pasan a una carpeta, los PDF terminan en OneDrive y cada varios días alguien comprueba que correspondan a facturas recurrentes; cuando aparece alguna que no lo es, se genera una tarea interna para contabilidad y, a partir de ahí, ya tiene responsable y siguiente paso.

La Meta le ayudó precisamente a mirar esos recorridos con otros ojos. Del libro se quedó con la idea de detectar cuellos de botella, localizar dónde se atasca el trabajo y buscar qué puede cambiar para que deje de hacerlo, y a partir de ahí fueron entrando herramientas que le permitían quitar pasos repetidos o hacerlos de otra manera.

TextExpander le sirve para escribir más rápido; ChatGPT o Claude, para trabajar actas, escritos y documentos; Make, Power Automate o n8n, para automatizar procesos. Para gestionar las comunidades utiliza Netfincas y Microsoft 365 forma parte del día a día, mientras que la inteligencia artificial se ha ido colando en tareas como transcribir llamadas y reuniones, sacar de ellas las acciones pendientes, ordenar correos, detectar cuáles necesitan respuesta y preparar borradores, trabajar estados de cuentas para obtener estadísticas o resumir incidencias antes de presentarlas a una comunidad.

De momento, y lo dice cruzando los dedos, no ha tenido que enfrentarse a una suplantación, una factura falsa o un cambio fraudulento de cuenta bancaria. Su gran pelea tecnológica es bastante más corriente y tiene un nombre que se repite en muchos despachos: WhatsApp, del que dice sin demasiados rodeos que «es un horror».

El problema no está solo en recibir mensajes, sino en la expectativa que viaja con ellos. Un propietario escribe, Roberto abre el mensaje y poco después llega el conocido «te he mandado un WhatsApp y he visto que lo has leído», aunque el canal resulte difícil de evitar porque la mayoría de sus clientes lo utiliza y en el despacho tengan incluso una parte automatizada. Si pudiera imponer una norma digital durante un mes, lo desinstalaría, y cuando imagina un teléfono nuevo mantiene la misma relación contradictoria: la primera aplicación que instalaría sería OneDrive y la primera que eliminaría, WhatsApp.

Después de escucharlo hablar de automatizaciones, inteligencia artificial y autopistas de datos, cuesta acusarlo precisamente de tecnófobo. Lo que parece tener es poca paciencia con las herramientas que, en lugar de quitar trabajo, terminan añadiendo otra interrupción a un oficio donde casi todo llega ya con la etiqueta de urgente.

Por eso, cuando mira los próximos años, Roberto vuelve a hablar de recursos y considera que uno de los principales retos de la profesión está en optimizar los despachos. También ve una oportunidad clara en aprender a utilizar las nuevas tecnologías y ha puesto en marcha afcademia.com, un proyecto dedicado precisamente a esa formación.

El despacho que imagina tendrá muchas más tareas rutinarias automatizadas, no para quitar personas de en medio, sino para que quienes trabajan dentro puedan dedicar más tiempo al trato con ellas. Y quizá por eso, después de una conversación llena de programas, automatizaciones y herramientas, su consejo para quien empieza no incluye ninguna aplicación: Roberto recuerda la suerte que tuvo de encontrar gente que lo ayudara con las cosas del día a día y recomienda buscar algo parecido, pegarse a alguien que sepa, aprender a su lado y poder ayudarse mutuamente.

Dentro de veinte años tampoco quiere que el recuerdo empiece por una herramienta concreta. Le bastaría con que quedase escrito que fue «un orgulloso albañil que se hizo administrador de fincas» y que aprovechó su afición por las nuevas tecnologías para mejorar su despacho y el de otros compañeros.

El domingo, por ahora, necesita bastante menos: café, tostadas, el sol de Málaga y ninguna comunidad reclamando sitio hasta el lunes. Antes quedan el Málaga, el Atleti y, si la semana lo pide, alguna película chorra.